KNOWLEDGE MANAGEMENT INTERNATIONAL CONFERENCE 2008
Nurussobah Hussin, Haslinda Mohamed, Nor Rashimahwati Tarmuchi
Faculty of Information Management
Universiti Teknologi MARA, Kampus Puncak Perdana, Shah Alam, Selangor.
ABSTRACT
This study evaluates government practices in electronic mail (email) management to identify perception on the email management’s contribution as a corporate memory towards organizational performance. The study uses questionnaires as the instrument and a sample of 250 respondents from various government officers in Putrajaya, Malaysia participated in this survey. The study aims to investigate the practices at the government agencies in applying records management principles to email, such as separating email information from email records in the circulation and dissemination process, storing emails, and applying retention and disposal management. The result reveals that the respondents perceive that the documents send through emails contribute to the better performance of their departments.
Keywords
Electronic Mail Management, Corporate Memory, Perception, Performance, Organization
1.0 INTRODUCTION
An electronic mail message or “email” consists of a digitally stored message and any attached digital documents transferred between computer users. Any organizations either public or private organizations use email for a variety of tasks such as sending and receiving internal and external correspondence, distributing memos, circulating drafts, disseminating directives, transferring official documents, and supporting various business processes of the organizations. Therefore, email constitutes a ‘corporate memory’ on how an organization conducts its business, evidence of corporate decisions and behavior.
According to Sabah.net (2005), email is provided to enhance the performance of the government. Unnecessarily large email messages or email with unnecessarily large attachments create congestion within and between email systems. This congestion results in long delays and unnecessary costs for the storage and transport of the said email. Just a few excessively large messages can create a number of email delivery delays and other "performance" failures for many users. Hence, to help manage the potential for email system congestion (and some type of denial of service attacks), controls on interagency and extra-governmental email size should be in place.
Like any other record in any medium, email should be managed according to basic rules and principles. According to Makhura (2005), the management and retention of electronic mail in South Africa is subject to the National Archives and Record Service of South Africa Act (No. 43 of 1996 as amended) and its regulations. Meanwhile in Malaysia, there are guidelines on procedural use of internet and email management established by National Archive of Malaysia and other government agencies such as circulars on email management issued by Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) and Malaysian Administrative Modernization and Management Planning Unit (MAMPU). It is hoped that by establishing the procedures with the compliance to it, Malaysian organizations can create an environment that promotes successful management of email records. According to Sutcliffe (2003), if email is not captured as soon as it is generated, then it may never be captured. Furthermore, once information is published on the Web, it becomes a record, and creates liability for the organization that published it if it has gone through a formal review and approval process.
2.0 PROBLEM STATEMENT
Email has revolutionized communications in the modern working environment. Thousands of valuable email records are created and exchanged by email systems in offices around the world every day. Yet despite this prolific level of usage, the process of managing and preserving email records remains a significant challenge for many organizations. This is not least because of the technical challenge involved in email circulation, but also the accompanying organizational and cultural challenges of raising awareness, achieving compliance, and integrating email management into organizational infrastructures. Email has thus become both a solution and a problem. Failure to properly address these challenges has already resulted in billion-dollar financial penalties, negative public perception, and corporate embarrassment for a number of high-profile organizations. Such repercussions can only be avoided if action is taken across the life cycle of not only email records but also other, more transient email messages (Pennock, 2006).
Since the envisioning of Malaysia being a developed country in the year 2020 and with the introduction of Electronic Government Flagship Applications in 1996, Malaysian government agencies create many records in electronic formats such as emails, word processed documents, databases and images. Mahfuzah (2004) pointed out; electronic records such as email can be easily manipulated, updated, deleted or altered. There are a lot of problems in managing and preserving electronic records such as technology obsolescence, lack of awareness, security, lack of skills, and one of the main issues in managing electronic records is the lack of standard. This is been supported by Cowper (2005) where he formulated that employers frequently cite their staff as the biggest security risk to their business. Undoubtedly, the only way a company can prevent malicious, offensive or confidential information being transmitted across its network is by invoking the company’s ownership of email rights to monitor mail and enforce a consistent and coherent email policy.
Nussey (2002) further expound that larger organizations do not manage the email channel properly because they do not focus on internal cost savings opportunities or investments necessary to improve performance. Executives at these corporations do not manage their internal email management expenses and processes well. Most organizations fail to realize that for every dollar spent on third-party services and solutions, corporations spend at least another dollar on internal costs.
3.0 OBJECTIVES OF THE STUDY
The objectives of this study are to examine the practice of email management in public agencies and to capture the staff perceptions on the contribution of electronic mail management towards organizational performance.
4.0 METHODOLOGY
This study used the survey method. The questionnaires were distributed to a total sample of 250 staffs in five government departments in Putrajaya. Putrajaya was chosen because it is the administrative center for the Federal Government. It is also located within the Multimedia Super Corridor which equipped with the latest infrastructure and high technology facilities. The response rate was 91% with 228 returns.
The questionnaire was designed by partly adapting from the Doctoral Degree thesis entitled “The Contribution of Records Management towards Organizational Competitive Performance” prepared by Makhura. There were 67 variables focusing on the management of electronic mail and perception on its contribution towards organizational performance. The data were analyzed using descriptive analysis through SPSS 12.0. In addition to the survey, one of the authors of this study is a former system analyst at the National Archive of Malaysia. She also had an experience in checking the email management guideline and did the feasibility study of the guidelines whether it can be implemented in government agencies.
5.0 CONCLUSION AND RECOMMENDATIONS
Using emails for communication is easy and it is a form of communication for personal or official affairs, as the study reveals that 81.6% of the internal staff members and 50.4% of the management consult or refer to their emails. The types of documents mostly received and disseminated by the respondents via emails are shown in Table 3 and Table 4 respectively. There are more respondents who receive the different types of documents than there are respondents who disseminate them but the difference is not high. Apparently, reports and minutes have the highest two percentages. The findings also present the types of document which said to contribute most to department’s better performance: report (39.9%), minutes (39.0%), circulars (38.6%), policy and manuals (28.9%), and newsletter (26.8%). Based on the types of documents being received or disseminated via emails by the respondents, it is important to note that some of these emails can be classified as records.
As the usage of emails is quite high, based on the results discussed previously, a clear and guided filing system is required for emails just as it is required for paper records. The study reveals 39.5% of the respondents agree that a formal filing system for electronic records is available but 39% of them are not sure, and 21.5% says it is not available. The same results can be seen in the percentages of the respondents who agree that a filing procedure manual is available (43.4%), not sure about the manual (39.5%) and not available (17.1%). When asked about the rating of the filing system in the departments, the majority agrees that it is just average (61.8%). 26.8% of the respondents think that the filing system is good and only 8.3% says it is poor. If a formal filing system for electronic records is available, or if a filing procedure manual is available, then, based on the above results, the departments should look into providing awareness to the staff. In addition, a case study can also be conducted to understand the issues with the existing electronic records filing system and the issues with the existing filing procedure manual with the aim to improve them.
In addition to a proper filing system for emails, retention and disposal of emails should also be incorporated in the email management. Table 6 shows that the majority of the document types received via emails are stored for less than a year. The study also reveals, in Table 7, the respondents’ view whether they are allowed to dispose electronic documents in their job or not. Based on the findings, it cannot be confirmed if the practices stated in Table 6 and Table 7 follow any email retention and disposal policy even though the majority of the respondents (69.7%) are aware of an existing policy governing email storage and retention in their departments, based on Table 8.
The number of email users may increase over time and the types of documents received and disseminated through emails may also expand, and hence, it can be implied that the need to enforce the email management policy (if available), to develop new email management policy, or to improve the existing one becomes vital. This is because records as evidence of departments’ activities contain valuable corporate information and the information can be used for various purposes: to assist in strategic planning, to assist in decision making, to identify lessons learned from past experience, to keep identity, to ensure reliability, to ensure integrity, etc. Furthermore, government departments have the responsibility to manage records according to the guidelines specified by the National Archives of Malaysia, as stated in the National Archives Act 2003.
Moreover, if the management of official emails is to contribute to the organizational performance, then the aim is to manage them as records. The way emails are stored, retrieved, and managed technically can vary due to the varieties of email systems being used. Nevertheless, the principles of records management should be incorporated in email management. Hence, the study suggests the following: (1) government departments should have in place email management policy and guidelines, (2) corporate assignment of responsibility must be addressed, (3) to continuously communicate to the staff regarding the policy and guidelines, the responsibility, and the importance of email management from its creation, dissemination, storage, retention, and disposal, and finally, (4) to implement the email policy and guidelines.
There are several standards and guidelines available on email management which addresses some of the issues of email management. The email guidelines tested by the National Archives of Malaysia (ANM) in 2005/2006 were developed by ANM and the Malaysian Administrative Modernization and Management Planning Unit (MAMPU). Prior to e-SPARK project, ANM has produced a guideline for email management to be used internally. The significance of this guideline is that it covers email retention and disposal. Another guideline in email management was developed by MAMPU. The focus of the guideline is towards the security of using emails to send out official messages. The third guideline for email management was produced as a result of the e-SPARK project. The guideline distinguishes email management using electronic records management systems from email management using email application software.
Those guidelines developed by ANM and MAMPU provide no standard solution for storage and retrieval of email records and even though the guidelines are not able to address all the issues of email management, they are sufficient for an interim measure to save, store, and manage official emails immediately. In order for email management to contribute as a corporate memory towards organizational performance, a policy in managing emails should be comprehensive and corporate assignment of responsibility must be conveyed to all the government staff, and not only to the IT administrators maintaining the email systems. Email management involves the management, email users and administrators; i.e. the creator of emails, the receiver of emails, the IT administrators, as well as the high level management staff who have the authority to enforce email management policy. Users have obligations to use email systems and protect information transmitted through email systems in accordance with the organization’s policies and guidelines. Therefore, email users and administrators need training and support to understand and practice the policy.
REFERENCES
Arkib Negara Malaysia. (2002). Garis panduan penggunaan dan pengurusan mel elektronik (No. Siri PRETM: 1/2002). Kuala Lumpur, Malaysia: Arkib Negara Malaysia.
Arkib Negara Malaysia. (2004) e-SPARK Guidelines for the Management of Electronic Records. Kuala Lumpur, Malaysia: Arkib Negara Malaysia.
Cowper, Jamie. (2005, January 7). The threat within - why businesses need to manage and monitor employee e-mail usage. Retrieved September 20, 2007 from http://www.continuitycentral.com/feature0164.htm
Nussey, Bill. (2002). Best practices in e-mail channel management. Retrieved October 3, 2007 from http://www.emory.edu/BUSINESS/readings/SilverpopWhitepaper.pdf
Mahfuzah Yusof. (2004, September 27). Problems in preserving electronic records & standard for electronic records management in Malaysia. Proceedings of National Seminar on Management of Corporate Memory: Key Challenges, Issues and Trends. Shah Alam: UiTM, Faculty of Information Management: 27-34.
Makhura, Mphalane Moses (2005). The contribution of records management towards an organization’s competitive performance. Unpublished doctoral dissertation, University of Johannesburg. . Retrieved August 11, 2007, from http://etd.uj.ac.za/theses/available/etd-05112005-120710/.
MAMPU. (2003). Garis panduan mengenai tatacara penggunaan internet & mel elektronik di agensi-agensi kerajaan (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.1 Tahun 2003). Putrajaya, Malaysia: MAMPU. Retrieved January 1, 2008 from http://www.mampu.gov.my/mampu/pdf/pkpa012003.pdf
Pennock, Maureen. (2006). Managing and preserving emails. Retrieved October 7, 2007 from http://www.information.net
Sutcliffe, Paul (2003). Building the corporate memory in the e-environment. Records Management Journal, 13(2), 51-53. Retrieved September 29, 2007, from http://www.emeraldinsight.com
Unit Kemajuan IT Negeri (2005). It policies and standards: electronic mail. Sabah: Kementerian Pembangunan Sumber Kemajuan Teknologi Maklumat. Retrieved February 20, 2008, from http://www.kit.sabah.gov.my/policy/mail.htm
Thursday, June 19, 2008
Tuesday, June 3, 2008
TEKNIK 7B MENUJU BAHAGIA MENURUT PERSPEKTIF ISLAM
Ditulis oleh: Nurussobah Hussin
Kebahagiaan, kegembiraan dan ketenangan hati adalah nikmat yang terindah dalam kehidupan. Bagi meraih kebahagiaan, seseorang itu perlu meningkatkan daya ketahanan jiwa, tidak mudah tergoncang dengan kritikan, tidak gentar dengan halangan dan dugaan. Sesungguhnya setiap yang berlaku pada kita adalah apa yang telah ditakdirkan untuk kita dan adalah dengan kehendakNya...Kukuhkan hati dan kuatkan minda untuk berjuang menuju kebahagian yang diredhoi Allah. Berikut adalah diantaranya:
Beriman dan Beramal Solleh
Di dalam mengharungi resam kehidupan yang tidak lari dari ujian dan dugaan, kadangkala persoalan-persoalan seperti `kenapa aku sering diuji, kenapa rasa kecewa, bagaimana perlu aku menghadapinya dan mampukah aku menanggungnya' bermain difikiran. Namun, ketahuilah bahawa Allah swt sentiasa berada disamping orang-orang yang beriman.
Seperti firman Allah dalam surah Al Ankabut ayat 2-3:
" Dan sesungguhnya kami telah menguji orang-orang yang sebelum mereka, maka sesungguhnya Allah mengetahui orang-orang yang benar dan sesungguhnya dia mengetahui orang-orang yang dusta."
Surah Al Imran ayat 139 menerangkan:
" Janganlah kamu bersikap lemah dan janganlah pula kamu bersedih hati, padahal kamulah orang-orang yang paling tinggi darjatnya, jika kamu orang-orang yang beriman. "
Keimanan adalah rahsia kepada ketenangan dan keamanan manakala kebingungan dan kesengsaraan selalu mengiringi kekufuran dan keraguan. Di antara amalan solleh yang insyaAllah membawa kepada ketenangan dan kebahagiaan adalah berzikir, melakukan solat sunat dengan kusyu’, membaca Al Quran, berpuasa sunat, bersedekah dan meringankan beban seorang muslim yang berada di dalam kesulitan.
Firman Allah dalam surah Al Fath ayat 18 yang bermaksud:
“… maka Allah mengetahui apa yang ada di hati mereka lalu Dia turunkan ketenangan atas mereka”
Firman Allah dalam surah Thaha ayat 123 yang bermaksud:
“… dan barangsiapa berpaling daripada mengingatiku, maka sesungguhnya baginya penghidupan yang sempit.”
Sabda rasullullah s.a.w yang bermaksud:
"Kenalilah Allah saat anda senang, nescaya Allah akan mengenali anda saat susah.”
Berilmu
Ilmu adalah ibarat pelita yang menerangi hati nurani, menghidupkan jiwa dan pemancu semangat. Ilmu mampu mengubah sesuatu yang tidak jelas, dan menyingkap sesuatu yang tersembunyi. Dengan ilmu, manusia akan memperolehi pengetahuan yang baru dan selalu ingin mengkaji pengetahuan yang lain. Dan hasilnya akan membawa kepada kepuasaan, keceriaan dan kebahagiaan.
Firman Allah dalam surah Hud ayat 46 yang bermaksud:
“ Sesungguhnya Aku mengingatkan kepadamu supaya kamu tidak termasuk orang-orang yang tidak berpengetahuan”
Firman Allah dalam surah Thaha ayat 114 yang bermaksud:
“… dan katakanlah: ‘YaRobbuku, tambahkanlah kepadaku ilmu pengetahuan’ ”
Dengan ini, mencari ilmu amat penting dalam kehidupan kita. Ibarat pepatah "carilah ilmu sehingga ke liang lahat". Namun, jika pelbagai dugaan menghampiri diri ketika mencari ilmu dan ketika saat hampir menggapai kejayaan dan sepertinya segala yang diidam-idamkan tidak tercapai dan menjadi sia-sia, maka ketahuilah bahawa sesungguhnya Allah mengetahui betapa keras kita sudah berusaha dan segala yang berlaku, pasti ada hikmah disebaliknya.
Bersikap Optimis
Berfikiran positif dan bersikap optimis akan membawa kepada kekuatan, ketenangan, kebahagiaan, kesihatan yang baik dan sebagainya manakala berprasangka buruk akan merugikan hidup dan mengurangkan aura positif dan seterusnya akan membawa kepada kesedihan. Biar dugaan datang melanda, kita harus berjuang dari hasutan syaitan dan menerima dengan fikiran positif dan elakkan sifat berdendam dan membenci sesama manusia kerana ia akan membawa kepada kemusnahan kehidupan di dunia dan akhirat.
Orang yang solleh biasanya sangat optimis dengan masalah yang dihadapi dan biasanya mereka melihat sesuatu yang terjadi itu pasti ada hikmah disebaliknya. Abu Darda’ r.a. pernah berkata: Ada tiga perkara yang sangat dibenci oleh kebanyakan orang, namun aku menyukainya: Aku suka kefakiran, sakit dan kematian kerana kefakiran adalah ketenangan hati, sakit adalah penghapus dosa dan kematian adalah pertemuan dengan Allah.
Firman Allah dalam surah Al Baqarah ayat 216 yang bermaksud:
“… boleh jadi kamu membenci sesuatu, padahal ia amat baik bagimu dan boleh jadi kamu menyukai sesuatu, padahal ia amat buruk bagimu…”
Bersabar
Di dalam mengharungi hidup yang penuh onak dan duri, kadangkala kita merasakan bahawa tidak mampu lagi menanggung ujian yang silih berganti. Namun, kita tidak punya pilihan lain melainkan bersabar... Dugaan tetap datang samada kita redho atau tidak...jika kita redho dan sabar...pahala dan keberkatan bersama kita dan sebaliknya.. Di dalam Al Quran ada menyebut. " Wahai orang orang yang beriman! Bersabarlah kamu (menghadapi segala kesukaran dalam mengerjakan perkara-perkara kebaikan) dan kuatkanlah kesabaran kamu lebih dari kesabaran musuh dan bersedialah serta bertakwalah kamu kepada Allah supaya kamu berjaya (mencapai kemenangan). "
Oleh itu, kesabaran adalah kunci yang terbaik untuk menghadapi dugaan. Orang yang bersabar dalam menghadapi ujian, menerima semua ketentuan Allah, dan bersabar atas semua kesulitan, nescaya Allah akan menampakkan kepadanya kebaikan agar ia dapat memahami musibah yang tersembunyi disebaliknya. Umar b Al Khattab berkata: Dengan kesabaran, kita tahu makna kehidupan yang baik.
Firman Allah dalam surah Yusof ayat 110 yang bermaksud:
“… sesungguhnya Allah bersama orang-orang yang sabar”
Firman Allah dalam surah Az Zumar ayat 10 yang bermaksud:
“ sesungguhnya hanya orang-orang yang bersabarlah yang dicukupkan pahala mereka tanpa batas”
Bersyukur
Kebahagiaan akan dapat dirasai jika kita bersyukur di dalam kehidupan kita. Sifat yang sering tidak berpuas hati dan mencari kesilapan orang lain adalah sifat yang dilarang oleh Allah kerana tiada yang sempurna di dunia ini melainkan Allah. Setiap kali kita terfikir dugaan yang Allah takdirkan pada kita...setiap kali itu jugalah cuba kita sirami dengan memikirkan nikmat-nikmat yang Allah telah berikan pada kita yang sebenarnya lebih banyak dari dugaan yang kita sangkakan sangat berat itu.
Orang yang bersyukur adalah orang yang paling menikmati hidup kerana mereka sentiasa ikhlas dan berterima kasih di atas nikmat yang Allah berikan. Sesungguhnya nikmat Allah tiada terbatas.
Firman Allah dalam surah Al A’raf ayat 144 yang bermaksud:
“… oleh itu berpegang teguhlah kepada apa yang Aku berikan padamu dan hendaklah kamu termasuk orang-orang yang bersyukur.”
Firman Allah dalam surah Adz-Dzaryat ayat 21 yang bermaksud:
“… pada diri kamu juga terdapat tanda-tanda kekuasaan Allah. Apakah kamu tidak memperhatikannya?”
Berdoa
Sesungguhnya kebaikan Allah sangatlah dekat dengan kita kerana Dia Maha Mendengar lagi Maha Mengabulkan doa. Sebagai insan yang kerdil dan lemah, kita amat memerlukan pertolongan daripada Allah. Dengan ini, kita harus berdoa tanpa jemu dengan bersungguh-sungguh dan yakin suatu saat Allah akan memakbulkannya. Sesungguhnya Allah tidak pernah memungkiri janji. Rasullullah s.a.w pernah bersabda kepada Ali b Abi Thalib r.a: ‘Ucapkanlah doa’
Firman Allah dalam surah Al A’raf ayat 55 yang bermaksud:
“ Berdoalah kepada tuhan kalian dengan merendahkan diri dan dengan suara yang lembut”
Bertawakal dan Redha dengan ketentuan Allah
Persoalan: "Kepada siapa aku berharap?"
Jawapan: " Cukuplah Allah bagiku, tidak ada tuhan selain daripadaNya. Hanya kepadanya aku bertawakkal" (Surah At-Taubah ayat 129).
Insan yang berserah pada Allah dan redha hatinya akan dipandang mulia di sisi Allah dan seterusnya membuka pintu syurga dunia sebelum pintu syurga akhirat. Tawakal dan redha akan menciptakan ketenangan, hati yang ikhlas dan tabah didalam menghadapi permasalahan yang bertindih-tindih. Hati yang redha akan yakin sepenuhnya kepada janji Allah dan Rasulnya. Bagi orang yang tidak menerima keredhaan, kehidupannya akan tidak terurus, nasib yang selalu malang, dan musibah yang tidak juga berakhir.
Firman Allah dalam surah Al Ma’idah ayat 119 yang bermaksud:
“Allah redha kepada mereka dan mereka pun redha kepadaNya.”
Hadith Rasullullah s.a.w yang bermaksud:
“ kami tidak akan mengatakan, kecuali perkataan yang diredhai tuhan kami ”
Kuatkan keyakinan bahawa setiap kesulitan pasti ada kemudahan. Jangan jadikan dugaan yang kita hadapi hari ini membawa kita kepada kemusnahan yang berkekalan. Jadikanlah dugaan hari ini sebagai peluang untuk kita mengumpul sebanyak mungkin pahala dan mengkaji kelemahan diri. InsayaAllah. Ambillah hikmah dari setiap kejadian dan insyaallah, suatu hari nanti kebahagiaan akan sentiasa bersama kita. Namun, adalah amat penting agar kebahagiaan yang dicari seiring dan seimbang diantara dunia dan akhirat agar kita dapat menjadi hambaNYa yang amat beruntung, bahagia dan berjaya di dunia mahupun akhirat. AMIN. Wallahualam.
Rujukan:
Al-Quran dan terjemahannya. (1412/2001). Madinah Munawarrah: Komplek Percetakan Al-Quran Khadim Al Haramain Asy Syarifain Raja Fad.
Ayidh b Abdullah Al-Qarni, Dr. (2005). Jangan Bersedih. Kuala Lumpur: Percetakan Zafar Sdn Bhd
Nurussobah bt Hussin. (2006). Teknik Mengkritik Pelajar Secara Berkesan Menurut Perspektif Islam. Shah Alam: Unit Percetakan UiTM
Kebahagiaan, kegembiraan dan ketenangan hati adalah nikmat yang terindah dalam kehidupan. Bagi meraih kebahagiaan, seseorang itu perlu meningkatkan daya ketahanan jiwa, tidak mudah tergoncang dengan kritikan, tidak gentar dengan halangan dan dugaan. Sesungguhnya setiap yang berlaku pada kita adalah apa yang telah ditakdirkan untuk kita dan adalah dengan kehendakNya...Kukuhkan hati dan kuatkan minda untuk berjuang menuju kebahagian yang diredhoi Allah. Berikut adalah diantaranya:
Beriman dan Beramal Solleh
Di dalam mengharungi resam kehidupan yang tidak lari dari ujian dan dugaan, kadangkala persoalan-persoalan seperti `kenapa aku sering diuji, kenapa rasa kecewa, bagaimana perlu aku menghadapinya dan mampukah aku menanggungnya' bermain difikiran. Namun, ketahuilah bahawa Allah swt sentiasa berada disamping orang-orang yang beriman.
Seperti firman Allah dalam surah Al Ankabut ayat 2-3:
" Dan sesungguhnya kami telah menguji orang-orang yang sebelum mereka, maka sesungguhnya Allah mengetahui orang-orang yang benar dan sesungguhnya dia mengetahui orang-orang yang dusta."
Surah Al Imran ayat 139 menerangkan:
" Janganlah kamu bersikap lemah dan janganlah pula kamu bersedih hati, padahal kamulah orang-orang yang paling tinggi darjatnya, jika kamu orang-orang yang beriman. "
Keimanan adalah rahsia kepada ketenangan dan keamanan manakala kebingungan dan kesengsaraan selalu mengiringi kekufuran dan keraguan. Di antara amalan solleh yang insyaAllah membawa kepada ketenangan dan kebahagiaan adalah berzikir, melakukan solat sunat dengan kusyu’, membaca Al Quran, berpuasa sunat, bersedekah dan meringankan beban seorang muslim yang berada di dalam kesulitan.
Firman Allah dalam surah Al Fath ayat 18 yang bermaksud:
“… maka Allah mengetahui apa yang ada di hati mereka lalu Dia turunkan ketenangan atas mereka”
Firman Allah dalam surah Thaha ayat 123 yang bermaksud:
“… dan barangsiapa berpaling daripada mengingatiku, maka sesungguhnya baginya penghidupan yang sempit.”
Sabda rasullullah s.a.w yang bermaksud:
"Kenalilah Allah saat anda senang, nescaya Allah akan mengenali anda saat susah.”
Berilmu
Ilmu adalah ibarat pelita yang menerangi hati nurani, menghidupkan jiwa dan pemancu semangat. Ilmu mampu mengubah sesuatu yang tidak jelas, dan menyingkap sesuatu yang tersembunyi. Dengan ilmu, manusia akan memperolehi pengetahuan yang baru dan selalu ingin mengkaji pengetahuan yang lain. Dan hasilnya akan membawa kepada kepuasaan, keceriaan dan kebahagiaan.
Firman Allah dalam surah Hud ayat 46 yang bermaksud:
“ Sesungguhnya Aku mengingatkan kepadamu supaya kamu tidak termasuk orang-orang yang tidak berpengetahuan”
Firman Allah dalam surah Thaha ayat 114 yang bermaksud:
“… dan katakanlah: ‘YaRobbuku, tambahkanlah kepadaku ilmu pengetahuan’ ”
Dengan ini, mencari ilmu amat penting dalam kehidupan kita. Ibarat pepatah "carilah ilmu sehingga ke liang lahat". Namun, jika pelbagai dugaan menghampiri diri ketika mencari ilmu dan ketika saat hampir menggapai kejayaan dan sepertinya segala yang diidam-idamkan tidak tercapai dan menjadi sia-sia, maka ketahuilah bahawa sesungguhnya Allah mengetahui betapa keras kita sudah berusaha dan segala yang berlaku, pasti ada hikmah disebaliknya.
Bersikap Optimis
Berfikiran positif dan bersikap optimis akan membawa kepada kekuatan, ketenangan, kebahagiaan, kesihatan yang baik dan sebagainya manakala berprasangka buruk akan merugikan hidup dan mengurangkan aura positif dan seterusnya akan membawa kepada kesedihan. Biar dugaan datang melanda, kita harus berjuang dari hasutan syaitan dan menerima dengan fikiran positif dan elakkan sifat berdendam dan membenci sesama manusia kerana ia akan membawa kepada kemusnahan kehidupan di dunia dan akhirat.
Orang yang solleh biasanya sangat optimis dengan masalah yang dihadapi dan biasanya mereka melihat sesuatu yang terjadi itu pasti ada hikmah disebaliknya. Abu Darda’ r.a. pernah berkata: Ada tiga perkara yang sangat dibenci oleh kebanyakan orang, namun aku menyukainya: Aku suka kefakiran, sakit dan kematian kerana kefakiran adalah ketenangan hati, sakit adalah penghapus dosa dan kematian adalah pertemuan dengan Allah.
Firman Allah dalam surah Al Baqarah ayat 216 yang bermaksud:
“… boleh jadi kamu membenci sesuatu, padahal ia amat baik bagimu dan boleh jadi kamu menyukai sesuatu, padahal ia amat buruk bagimu…”
Bersabar
Di dalam mengharungi hidup yang penuh onak dan duri, kadangkala kita merasakan bahawa tidak mampu lagi menanggung ujian yang silih berganti. Namun, kita tidak punya pilihan lain melainkan bersabar... Dugaan tetap datang samada kita redho atau tidak...jika kita redho dan sabar...pahala dan keberkatan bersama kita dan sebaliknya.. Di dalam Al Quran ada menyebut. " Wahai orang orang yang beriman! Bersabarlah kamu (menghadapi segala kesukaran dalam mengerjakan perkara-perkara kebaikan) dan kuatkanlah kesabaran kamu lebih dari kesabaran musuh dan bersedialah serta bertakwalah kamu kepada Allah supaya kamu berjaya (mencapai kemenangan). "
Oleh itu, kesabaran adalah kunci yang terbaik untuk menghadapi dugaan. Orang yang bersabar dalam menghadapi ujian, menerima semua ketentuan Allah, dan bersabar atas semua kesulitan, nescaya Allah akan menampakkan kepadanya kebaikan agar ia dapat memahami musibah yang tersembunyi disebaliknya. Umar b Al Khattab berkata: Dengan kesabaran, kita tahu makna kehidupan yang baik.
Firman Allah dalam surah Yusof ayat 110 yang bermaksud:
“… sesungguhnya Allah bersama orang-orang yang sabar”
Firman Allah dalam surah Az Zumar ayat 10 yang bermaksud:
“ sesungguhnya hanya orang-orang yang bersabarlah yang dicukupkan pahala mereka tanpa batas”
Bersyukur
Kebahagiaan akan dapat dirasai jika kita bersyukur di dalam kehidupan kita. Sifat yang sering tidak berpuas hati dan mencari kesilapan orang lain adalah sifat yang dilarang oleh Allah kerana tiada yang sempurna di dunia ini melainkan Allah. Setiap kali kita terfikir dugaan yang Allah takdirkan pada kita...setiap kali itu jugalah cuba kita sirami dengan memikirkan nikmat-nikmat yang Allah telah berikan pada kita yang sebenarnya lebih banyak dari dugaan yang kita sangkakan sangat berat itu.
Orang yang bersyukur adalah orang yang paling menikmati hidup kerana mereka sentiasa ikhlas dan berterima kasih di atas nikmat yang Allah berikan. Sesungguhnya nikmat Allah tiada terbatas.
Firman Allah dalam surah Al A’raf ayat 144 yang bermaksud:
“… oleh itu berpegang teguhlah kepada apa yang Aku berikan padamu dan hendaklah kamu termasuk orang-orang yang bersyukur.”
Firman Allah dalam surah Adz-Dzaryat ayat 21 yang bermaksud:
“… pada diri kamu juga terdapat tanda-tanda kekuasaan Allah. Apakah kamu tidak memperhatikannya?”
Berdoa
Sesungguhnya kebaikan Allah sangatlah dekat dengan kita kerana Dia Maha Mendengar lagi Maha Mengabulkan doa. Sebagai insan yang kerdil dan lemah, kita amat memerlukan pertolongan daripada Allah. Dengan ini, kita harus berdoa tanpa jemu dengan bersungguh-sungguh dan yakin suatu saat Allah akan memakbulkannya. Sesungguhnya Allah tidak pernah memungkiri janji. Rasullullah s.a.w pernah bersabda kepada Ali b Abi Thalib r.a: ‘Ucapkanlah doa’
Firman Allah dalam surah Al A’raf ayat 55 yang bermaksud:
“ Berdoalah kepada tuhan kalian dengan merendahkan diri dan dengan suara yang lembut”
Bertawakal dan Redha dengan ketentuan Allah
Persoalan: "Kepada siapa aku berharap?"
Jawapan: " Cukuplah Allah bagiku, tidak ada tuhan selain daripadaNya. Hanya kepadanya aku bertawakkal" (Surah At-Taubah ayat 129).
Insan yang berserah pada Allah dan redha hatinya akan dipandang mulia di sisi Allah dan seterusnya membuka pintu syurga dunia sebelum pintu syurga akhirat. Tawakal dan redha akan menciptakan ketenangan, hati yang ikhlas dan tabah didalam menghadapi permasalahan yang bertindih-tindih. Hati yang redha akan yakin sepenuhnya kepada janji Allah dan Rasulnya. Bagi orang yang tidak menerima keredhaan, kehidupannya akan tidak terurus, nasib yang selalu malang, dan musibah yang tidak juga berakhir.
Firman Allah dalam surah Al Ma’idah ayat 119 yang bermaksud:
“Allah redha kepada mereka dan mereka pun redha kepadaNya.”
Hadith Rasullullah s.a.w yang bermaksud:
“ kami tidak akan mengatakan, kecuali perkataan yang diredhai tuhan kami ”
Kuatkan keyakinan bahawa setiap kesulitan pasti ada kemudahan. Jangan jadikan dugaan yang kita hadapi hari ini membawa kita kepada kemusnahan yang berkekalan. Jadikanlah dugaan hari ini sebagai peluang untuk kita mengumpul sebanyak mungkin pahala dan mengkaji kelemahan diri. InsayaAllah. Ambillah hikmah dari setiap kejadian dan insyaallah, suatu hari nanti kebahagiaan akan sentiasa bersama kita. Namun, adalah amat penting agar kebahagiaan yang dicari seiring dan seimbang diantara dunia dan akhirat agar kita dapat menjadi hambaNYa yang amat beruntung, bahagia dan berjaya di dunia mahupun akhirat. AMIN. Wallahualam.
Rujukan:
Al-Quran dan terjemahannya. (1412/2001). Madinah Munawarrah: Komplek Percetakan Al-Quran Khadim Al Haramain Asy Syarifain Raja Fad.
Ayidh b Abdullah Al-Qarni, Dr. (2005). Jangan Bersedih. Kuala Lumpur: Percetakan Zafar Sdn Bhd
Nurussobah bt Hussin. (2006). Teknik Mengkritik Pelajar Secara Berkesan Menurut Perspektif Islam. Shah Alam: Unit Percetakan UiTM
TEKNIK MENGKRITIK PELAJAR SECARA BERKESAN MENURUT PERSPEKTIF ISLAM
Ditulis oleh: Nurussobah Hussin
Sebagai seorang pendidik, kita bertanggungjawab mencorakkan pelajar agar menjadi seorang insan yang cemerlang, gemilang dan terbilang. Kritikan atau teguran boleh diibaratkan sebagai kenderaan utama untuk pelajar bergerak mencapai kejayaan. Melaui kritikan dan teguran, pelajar mengetahui kelemahan mereka dan juga apa yang perlu mereka perbaiki di masa hadapan. Oleh itu, kritikan adalah salah satu daripada teknik mendidik namun kritikan yang dibuat haruslah berhemah agar ia dapat memberi kesedaran, pengajaran dan dapat diterima pelajar. Sebagai seorang Islam, kita mempunyai Al Quran dan hadis sebagai rujukan. Al-Quran sumber bagi hukum-hukum dan peraturan-peraturan yang menyusun tingkahlaku dan akhlak manusia. Al-Quran menjelaskan bagaimana sepatutnya kelakuan manusia. Al-Quran juga menerangkan perkara yang baik dan tidak baik.
Berikut adalah teknik mengritik secara berkesan:
Kritikan haruslah di buat secara persendirian atau privasi
Kritikan kepada seseorang individu haruslah secara persendirian atau privasi. Ini amat bertepatan dengan sabda rasulullah s.a.w: "Sesiapa yang menutup keaiban seseorang Islam, Allah menutup keaibannya di dunia dan di akhirat". Mengkritik dengan mengherdik atau meninggikan suara sehingga di dengar atau di ketahui oleh orang lain adalah tidak wajar. Sesungguhnya, salah satu daripada sabda Rasullullah s.a.w tentang maksud kebaikan pada diri seseorang ialah apabila seseorang itu dapat mengawal diri mereka. Selain itu, Allah s.w.t telah berfirman dalam surah Al Hujuraat ayat dua yang bermaksud: Hai orang-orang yang beriman janganlah kamu meninggikan suaramu lebih dari suara Nabi dan janganlah kamu berkata dengan suara yang keras sebagaimana kerasnya (suara) sebahagian kamu terhadap sebahagian yang lain supaya tidak terhapus (pahala) amalanmu.
Mulakan kritikan dengan pujian dan keihklasan
Menghidupkan suasana yang harmoni dimana mulakan kritikan dengan pujian contohnya apabila pendidik mengemukakan soalan secara lisan untuk di jawab oleh pelajar di dalam kelas, jika pelajar menjawab dengan salah, pendidik boleh mengritik dengan kata-kata perangsang seperti...Satu percubaan yang baik tetapi kurang tepat..... Pujian adalah digalakkan di dalam Islam. Sesungguhnya Allah s.w.t amat menyukai pujian sehingga Rasullullah s.a.w telah bersabda yang bermaksud: Tidak ada seorang pun yang lebih suka kepada pujian selain daripada Allah s.w.t, kerana itulah Dia memuji Zat-Nya sendiri. Begitu juga tidak ada seorang pun yang lebih marah daripada Allah s.w.t, itulah sebabnya Dia mengharamkan perbuatan keji. Selain itu, kritikan dengan wajah yang ikhlas dan manis akan lebih mudah diterima pelajar.
Kritik hanya pada kesilapan yang dilakukan
Apabila seseorang pelajar melakukan kesilapan, kritikan haruslah kepada kesilapan yang dilakukan dan bukan kepada diri atau keperibadian seseorang. Umpamanya mengeluarkan kata-kata seperti malas, lembap, degil dan sebagainya. Allah s.w.t telah berfirman dalam surah Al Nisaa’ ayat 148 yang bermaksud: Allah tidak suka kepada perkataan-perkataan buruk yang dikatakan dengan berterus terang melainkan mereka yang dizalimi.’ Selain itu, orang-orang Islam dilarang menghina sesama mereka sebaliknya mereka hendaklah saling hormat menghormati. Rasulullah s.a.w. bersabda yang bermaksud: "Cukup seseorang itu menjadi jahat dengan ia menghina saudara muslimnya“.
Sediakan jawapan
Apabila kita mengkritik kesilapan seseorang itu, kita haruslah menerangkan dengan jelas kesalahan yang dilakukan. Ini dapat dilakukan dengan memberi sebab dan juga jawapan atau cara yang betul bagi menanggani kesalahan tersebut agar pelajar mengetahui di mana silap mereka. Dengan ini, pelajar akan dapat belajar dari kesilapan. Ini adalah salah satu sebab kenapa pendidik digalakkan memulanggkan kertas-kertas ujian kepada pelajar.
Jangan mengkritik perkara yang sama berulang kali
Kritikan haruslah dibuat hanya sekali dan bukan mengungkit kesilapan yang sama berulang-ulang. Kritikan yang berulang-ulang bukan memberi kesan yang baik tetapi akan mendatangkan marah bagi orang yang menerima kritikan. Sebagai manusia, kita tidak sempurna, oleh itu kita tidak boleh terlalu ghairah mengkritik sehingga melukakan perasaan seseorang.
Mendengar penjelasan
Beri peluang kepada pelajar untuk memberi penjelasan dan meluahkan apa yang tersirat di hati agar terurai segala salah faham. Ini dapat melapangkan minda mereka dan menerima teguran dengan ikhlas.
Tamatkan kritikan dengan baik
Tamatkan kritikan dengan kata-kata manis agar tidak menimbulkan ketidakpuasan hati pada pelajar tersebut. Contohnya.. saya tegur kerana sayangkan pelajar saya, awak mempunyai masa depan yang cerah jadi jangan mudah putus asa dan sebagainya. Kata-kata yang negatif hanya akan mengeruhkan keadaan di mana tiada faedah yang akan diperolehi. Ini bertepatan dengan Hadis Anas b. Malik r.a di mana Rasullullah s.a.w telah bersabda yang membawa maksud `Aku tidak akan berkata sesuatu melainkan perkataan yang disukai oleh tuhanku’.
Sesungguhnya, kewajipan orang Islam terhadap saudara muslimnya yang melakukan kesilapan dan kesalahan ialah memberikan nasihat. Rasulullah s.a.w. bersabda yang bermaksud: `Agama itu ialah nasihat’. Ada yang berkata `untuk siapa ya Rasulullah’. Sabdanya `untuk Rasul-Nya, untuk pemimpin orang-orang Islam dan orang ramai di kalangan mereka’. Oleh yang sedemikian, jika kritikan dilakukan dengan teknik dan cara yang betul berlandaskan Al quran dan hadis, insyaalaah, krtikan akan membawa kepada kebaikan, kejayaan dan kesempurnaan. Maka secara tidak langsung, generasi yang berakhlak mulia dapat di bentuk.
References
Al-Bayan: Hadiths authenticated by Al-Bukhari and Muslim. [CD-ROM] (2003). Riyadh: Harf Informatic Technology.
Al-Quran dan terjemahannya. (1412/2001). Madinah Munawarrah: Komplek Percetakan Al_Quran Khadim Al Haramain Asy Syarifain Raja Fdd.
Giblin, Leslie. (2003). S
Sebagai seorang pendidik, kita bertanggungjawab mencorakkan pelajar agar menjadi seorang insan yang cemerlang, gemilang dan terbilang. Kritikan atau teguran boleh diibaratkan sebagai kenderaan utama untuk pelajar bergerak mencapai kejayaan. Melaui kritikan dan teguran, pelajar mengetahui kelemahan mereka dan juga apa yang perlu mereka perbaiki di masa hadapan. Oleh itu, kritikan adalah salah satu daripada teknik mendidik namun kritikan yang dibuat haruslah berhemah agar ia dapat memberi kesedaran, pengajaran dan dapat diterima pelajar. Sebagai seorang Islam, kita mempunyai Al Quran dan hadis sebagai rujukan. Al-Quran sumber bagi hukum-hukum dan peraturan-peraturan yang menyusun tingkahlaku dan akhlak manusia. Al-Quran menjelaskan bagaimana sepatutnya kelakuan manusia. Al-Quran juga menerangkan perkara yang baik dan tidak baik.
Berikut adalah teknik mengritik secara berkesan:
Kritikan haruslah di buat secara persendirian atau privasi
Kritikan kepada seseorang individu haruslah secara persendirian atau privasi. Ini amat bertepatan dengan sabda rasulullah s.a.w: "Sesiapa yang menutup keaiban seseorang Islam, Allah menutup keaibannya di dunia dan di akhirat". Mengkritik dengan mengherdik atau meninggikan suara sehingga di dengar atau di ketahui oleh orang lain adalah tidak wajar. Sesungguhnya, salah satu daripada sabda Rasullullah s.a.w tentang maksud kebaikan pada diri seseorang ialah apabila seseorang itu dapat mengawal diri mereka. Selain itu, Allah s.w.t telah berfirman dalam surah Al Hujuraat ayat dua yang bermaksud: Hai orang-orang yang beriman janganlah kamu meninggikan suaramu lebih dari suara Nabi dan janganlah kamu berkata dengan suara yang keras sebagaimana kerasnya (suara) sebahagian kamu terhadap sebahagian yang lain supaya tidak terhapus (pahala) amalanmu.
Mulakan kritikan dengan pujian dan keihklasan
Menghidupkan suasana yang harmoni dimana mulakan kritikan dengan pujian contohnya apabila pendidik mengemukakan soalan secara lisan untuk di jawab oleh pelajar di dalam kelas, jika pelajar menjawab dengan salah, pendidik boleh mengritik dengan kata-kata perangsang seperti...Satu percubaan yang baik tetapi kurang tepat..... Pujian adalah digalakkan di dalam Islam. Sesungguhnya Allah s.w.t amat menyukai pujian sehingga Rasullullah s.a.w telah bersabda yang bermaksud: Tidak ada seorang pun yang lebih suka kepada pujian selain daripada Allah s.w.t, kerana itulah Dia memuji Zat-Nya sendiri. Begitu juga tidak ada seorang pun yang lebih marah daripada Allah s.w.t, itulah sebabnya Dia mengharamkan perbuatan keji. Selain itu, kritikan dengan wajah yang ikhlas dan manis akan lebih mudah diterima pelajar.
Kritik hanya pada kesilapan yang dilakukan
Apabila seseorang pelajar melakukan kesilapan, kritikan haruslah kepada kesilapan yang dilakukan dan bukan kepada diri atau keperibadian seseorang. Umpamanya mengeluarkan kata-kata seperti malas, lembap, degil dan sebagainya. Allah s.w.t telah berfirman dalam surah Al Nisaa’ ayat 148 yang bermaksud: Allah tidak suka kepada perkataan-perkataan buruk yang dikatakan dengan berterus terang melainkan mereka yang dizalimi.’ Selain itu, orang-orang Islam dilarang menghina sesama mereka sebaliknya mereka hendaklah saling hormat menghormati. Rasulullah s.a.w. bersabda yang bermaksud: "Cukup seseorang itu menjadi jahat dengan ia menghina saudara muslimnya“.
Sediakan jawapan
Apabila kita mengkritik kesilapan seseorang itu, kita haruslah menerangkan dengan jelas kesalahan yang dilakukan. Ini dapat dilakukan dengan memberi sebab dan juga jawapan atau cara yang betul bagi menanggani kesalahan tersebut agar pelajar mengetahui di mana silap mereka. Dengan ini, pelajar akan dapat belajar dari kesilapan. Ini adalah salah satu sebab kenapa pendidik digalakkan memulanggkan kertas-kertas ujian kepada pelajar.
Jangan mengkritik perkara yang sama berulang kali
Kritikan haruslah dibuat hanya sekali dan bukan mengungkit kesilapan yang sama berulang-ulang. Kritikan yang berulang-ulang bukan memberi kesan yang baik tetapi akan mendatangkan marah bagi orang yang menerima kritikan. Sebagai manusia, kita tidak sempurna, oleh itu kita tidak boleh terlalu ghairah mengkritik sehingga melukakan perasaan seseorang.
Mendengar penjelasan
Beri peluang kepada pelajar untuk memberi penjelasan dan meluahkan apa yang tersirat di hati agar terurai segala salah faham. Ini dapat melapangkan minda mereka dan menerima teguran dengan ikhlas.
Tamatkan kritikan dengan baik
Tamatkan kritikan dengan kata-kata manis agar tidak menimbulkan ketidakpuasan hati pada pelajar tersebut. Contohnya.. saya tegur kerana sayangkan pelajar saya, awak mempunyai masa depan yang cerah jadi jangan mudah putus asa dan sebagainya. Kata-kata yang negatif hanya akan mengeruhkan keadaan di mana tiada faedah yang akan diperolehi. Ini bertepatan dengan Hadis Anas b. Malik r.a di mana Rasullullah s.a.w telah bersabda yang membawa maksud `Aku tidak akan berkata sesuatu melainkan perkataan yang disukai oleh tuhanku’.
Sesungguhnya, kewajipan orang Islam terhadap saudara muslimnya yang melakukan kesilapan dan kesalahan ialah memberikan nasihat. Rasulullah s.a.w. bersabda yang bermaksud: `Agama itu ialah nasihat’. Ada yang berkata `untuk siapa ya Rasulullah’. Sabdanya `untuk Rasul-Nya, untuk pemimpin orang-orang Islam dan orang ramai di kalangan mereka’. Oleh yang sedemikian, jika kritikan dilakukan dengan teknik dan cara yang betul berlandaskan Al quran dan hadis, insyaalaah, krtikan akan membawa kepada kebaikan, kejayaan dan kesempurnaan. Maka secara tidak langsung, generasi yang berakhlak mulia dapat di bentuk.
References
Al-Bayan: Hadiths authenticated by Al-Bukhari and Muslim. [CD-ROM] (2003). Riyadh: Harf Informatic Technology.
Al-Quran dan terjemahannya. (1412/2001). Madinah Munawarrah: Komplek Percetakan Al_Quran Khadim Al Haramain Asy Syarifain Raja Fdd.
Giblin, Leslie. (2003). S
Subscribe to:
Posts (Atom)
